Tracciabilità delle spese di trasferta: facciamo chiarezza

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#IMPRESE #DATORI DI LAVORO #PROFESSIONISTI

Negli ultimi mesi, sulla rubrica “metodo msc” abbiamo pubblicato diversi approfondimenti sull’importanza della tracciabilità delle spese di vitto, alloggio, trasporto e rappresentanza.
Ma tra novità normative poco chiare e interpretazioni, il rischio di confusione è alto.
➡️ In questo post ti offriamo un riepilogo essenziale, con un suggerimento operativo utile per tutte le realtà aziendali e professionali.
Sebbene ci siano moltissime eccezioni a favore del contribuente, rispettando la regola “qualunque sia il tipo di spesa che sostenete – pasti, alberghi, trasporti o omaggi – usate sempre metodi di pagamento tracciabili” non si commettono errori.

🧾 IMPRESE – SPESE PER LE TRASFERTE DEI DIPENDENTI (art. 95 TUIR)
Dal 2025, sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili (art. 95, comma 3-bis del TUIR):

• Spese di vitto e alloggio sostenute dall’impresa;
• Spese di viaggio e trasporto taxi o ncc (quelle con mezzi pubblici di linea, bus, treni, possono ancora essere pagate in contanti) sostenute dall’impresa;
• Rimborsi analitici delle spese di vitto alloggio viaggio e trasporto (non di linea) riconosciuti ai lavoratori autonomi o ai dipendenti.

👉 I pagamenti devono avvenire tramite bonifico bancario/postale, carte di pagamento, app o altri mezzi previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997.
Per approfondire vedi il nostro post:CLICCA QUI 💼 SPESE DI RAPPRESENTANZA
Anche le spese di rappresentanza (cene, regali ai clienti, ecc.) saranno deducibili solo se pagate in modo tracciabile.
Per approfondire vedi il nostro post: CLICCA QUI 👔 RIMBORSI AI DIPENDENTI (art. 51 TUIR)
Come noto, il rimborso delle spese fatto al dipendente, per quest’ultimo è esente da tassazione e contributi. Affinchè i rimborsi ai dipendenti in trasferta non rientrino nel loro reddito imponibile:

• Devono essere analitici e documentati
• Le spese devono essere pagate con mezzi tracciabili (vale anche la carta di credito del lavoratore stesso)

📌 Eccezione: restano fuori da queste regole le spese per trasporti pubblici di linea (treni e bus).
Attenzione: se le spese non sono tracciate, scatta l’indeducibilità del costo in capo all’impresa datore di lavoro e la tassazione per il dipendente in quanto considerata “retribuzione in natura”. Il danno è quindi doppio! 👷 PROFESSIONISTI IN TRASFERTA (art. 54 TUIR)
Dal 1° gennaio 2025, le spese sostenute per l’esecuzione di un incarico (viaggio, vitto, alloggio, taxi, ecc.) e riaddebitate analiticamente al cliente seguono queste regole:

• Le spese devono essere pagate con strumenti tracciabili
• Le spese devono essere rendicontate analiticamente
• I rimborsi delle spese NON concorrono al reddito imponibile

⚠️ Se le spese sono generiche, indistinte o non tracciabili ➡️ diventano imponibili.
📌 Le spese rimborsate sono irrilevanti ai fini IRPEF, ma:

• Rientrano nella base imponibile IVA
• Concorrono alla base per rivalsa INPS o contributo Cassa

Per approfondire vedi il nostro post: CLICCA QUI ✅ COSA SI INTENDE PER SPESA TRACCIABILE?
Il pagamento si considera tracciabile se avviene tramite:

• Bonifico bancario o postale
• Carte di credito, debito o prepagate
• Assegni bancari o circolari
• App di pagamento (con Iban e numero di cellulare)

(vedi risposta AE 230/E/2020) 📌 In sintesi: cosa conviene fare in azienda?
✅ Dotare tutti i soggetti in trasferta (dipendenti, amministratori, collaboratori) di uno strumento di pagamento tracciabile
✅ Predisporre procedure interne semplici e chiare per la rendicontazione delle spese
✅ In caso di rimborsi, richiedere sempre documentazione dettagliata e metodo di pagamento tracciabile
 

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