Registratore telematico e POS: il 20 aprile scatta il “matrimonio” obbligatorio

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Registratore telematico e POS: dal 2026 scatta il collegamento obbligatorio

I pagamenti elettronici sono ormai la modalità più utilizzata dai clienti. Per questo motivo la normativa ha introdotto un nuovo obbligo: il collegamento tra il registratore telematico e gli strumenti di pagamento elettronico.
L’obiettivo dell’Agenzia delle Entrate è semplice: mettere in relazione l’incasso elettronico con la registrazione del corrispettivo e verificare se tutti gli incassi sono stati certificati dallo “scontrino” (oggi chiamato “documento commerciale”).
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La nuova legge ha infatti previsto la piena integrazione tra il processo di registrazione dei corrispettivi e quello dei pagamenti elettronici. Quali strumenti devono essere collegati
L’obbligo riguarda gli strumenti utilizzati per certificare i corrispettivi, cioè:

• Registratori telematici (RT)
• Procedura web “Documento Commerciale online”

Questi strumenti dovranno essere collegati ai sistemi con cui l’esercente incassa i pagamenti elettronici, comunemente indicati come POS.
È importante chiarire che non si tratta di un collegamento fisico, ma di un collegamento logico. In pratica consiste in una comunicazione da effettuare sul portale dell’Agenzia delle Entrate “Fatture e Corrispettivi”. Che cosa si intende per POS
La norma utilizza il termine POS in senso molto ampio. Rientrano infatti:

POS fisici

• i tradizionali terminali per carte di pagamento
• i dispositivi contactless
• i cosiddetti SoftPOS, cioè app installate su smartphone o tablet che permettono di incassare pagamenti contactless.

POS virtuali

• piattaforme che consentono di incassare pagamenti online tramite internet.

Un aspetto interessante è che il collegamento può essere multiplo:

• un POS può essere collegato a più registratori telematici
• più POS possono essere collegati allo stesso registratore.

In ogni caso deve essere indicato l’indirizzo dell’unità locale in cui gli strumenti vengono utilizzati. Attenzione alle sanzioni
Un punto da non sottovalutare riguarda la corretta registrazione della modalità di pagamento.
Se nel registratore telematico non viene indicata la modalità di incasso (contanti, pagamento elettronico, buoni pasto ecc.) al momento dell’emissione del documento commerciale, è prevista una sanzione di 100 euro per ogni trasmissione, fino a un massimo di 1.000 euro per trimestre. Chi è escluso dall’obbligo

Non tutti i corrispettivi rientrano nella nuova disciplina. Sono esclusi, ad esempio:

• distributori automatici
• vendita di carburante
• ricariche di veicoli elettrici
• operazioni già esonerate dalla certificazione dei corrispettivi (come tabacchi o vendite a distanza).

Inoltre non è previsto l’obbligo di collegamento del POS quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente tramite emissione di fattura. Quando fare il collegamento
La comunicazione del collegamento dovrà essere effettuata entro il 20 aprile.
Per i POS attivati successivamente, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto giorno e la fine del secondo mese successivo all’attivazione. Ad esempio, se un nuovo strumento di pagamento diventa operativo nel mese di marzo, il relativo collegamento telematico dovrà essere perfezionato obbligatoriamente tra il 6 e il 31 maggio Cosa conviene fare subito

Per evitare problemi è utile muoversi per tempo:

• verificare quali POS risultano collegati alla propria attività
• controllare quali registratori telematici sono in uso nelle varie sedi
• prepararsi a effettuare la comunicazione sul portale Fatture e Corrispettivi.

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