Nuove Regole 2025 per le Spese di Rappresentanza: Tracciabilità e Inerenza

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La Legge di Bilancio 2025 e una recente sentenza della Cassazione hanno introdotto importanti aggiornamenti per la deducibilità delle spese di rappresentanza. Le imprese devono ora adeguarsi a requisiti più stringenti legati alla tracciabilità dei pagamenti e alla documentazione delle spese.

Novità dalla Legge di Bilancio 2025
A partire dall’anno d’imposta 2025, i pagamenti per spese di rappresentanza devono rispettare le seguenti condizioni per essere deducibili:

1. Tracciabilità obbligatoria: I pagamenti devono avvenire tramite:
   • Versamento bancario o postale;
   • Carte di debito, credito o prepagate;
   • Assegni bancari o circolari;
   • App di pagamento via smartphone basate su IBAN e numero di cellulare.
2. Ambito di applicazione: L’obbligo di tracciabilità riguarda solo le spese di rappresentanza e non si estende ad altre categorie come spese di pubblicità o ospitalità dei clienti.

Cosa si intende per spese di rappresentanza?
Sono spese di rappresentanza: le spese per erogazioni a titolo gratuito di beni (es. una cena offerta) e servizi (es. un regalo di natale), effettuate con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e il cui sostenimento risponda a criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici per l’impresa oltre ad essere coerenti con le pratiche commerciali di settore. Oltre al pagamento tracciato, devono avere i seguenti requisiti:

• Inerenza: Devono essere strettamente collegate all’attività dell’impresa.
• Documentazione: È necessaria una chiara evidenza contabile.
• Ragionevolezza: Devono mirare a generare benefici economici potenziali per l’impresa.

Limiti di deducibilità: la legge pone un limite quantitativo alla deducibilità delle spese di rappresentanza commisurato all’ammontare dei ricavi e proventi della gestione caratteristica dell’impresa

• 1,5% dei ricavi fino a 10 milioni di euro;
• 0,6% dei ricavi eccedenti 10 milioni e fino a 50 milioni;
• 0,4% oltre i 50 milioni di euro.

Eccezioni e limiti

1. Spese di ospitalità: non costituiscono spese di rappresentanza e non sono, pertanto, soggette ai limiti quantitativi di deducibilità, le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, in occasione di mostre, fiere, esposizioni ed eventi simili in cui sono esposti i beni e i servizi prodotti dall’impresa o in occasione di visite a sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa:
   • Sono escluse dal limite quantitativo di deducibilità.
   • Si applicano solo a spese per clienti, non per fornitori o giornalisti.
   • Richiedono documentazione specifica con dettagli sui soggetti ospitati.

L’imprenditore “furbetto”: il caso dei viaggi turistici
La Corte di Cassazione, con la sentenza 28724/2024, ha escluso la deducibilità delle spese per un viaggio turistico all’estero che includeva coniugi e figli dei rappresentanti aziendali e di alcuni clienti.
Motivazione:

• Mancanza di documentazione che attestasse attività promozionali durante il viaggio.
• Assenza di inerenza con l’attività dell’impresa.

La decisione evidenzia la necessità per le imprese di mantenere una documentazione chiara e dettagliata per evitare contestazioni fiscali.

Conclusione
Le nuove regole rafforzano il controllo su una categoria di spese spesso oggetto di contestazioni. Per le imprese, diventa fondamentale:

• Adottare metodi di pagamento tracciabili.
• Mantenere una documentazione precisa e dettagliata.
• Verificare l’inerenza e la congruità delle spese sostenute.

Adeguarsi a queste novità non è solo un obbligo, ma anche un’opportunità per migliorare la gestione fiscale e ridurre il rischio di contenziosi.

Rielaborazione da: Norme&Tributi Plus Fisco|16 gennaio 2025|Gianluca Dan
 

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