Fatturazione Elettronica: la cassetta degli attrezzi


Gli strumenti indispensabili.

Per aiutare gli imprenditori e i professionisti, elenchiamo di seguito gli elementi indispensabili da conoscere e di cui può essere necessario dotarsi.

1) PEC Posta Elettronica Certificata
La Posta Elettronica Certificata è una specie di raccomandata elettronica, adatta per inviare comunicazioni ufficiali come contratti o altri documenti.
E’ obbligatoria per tutte le imprese e per i professionisti iscritti a un Ordine: avvocati, medici, architetti ecc., a esclusione dei soggetti non iscritti alla CCIAA e ai professionisti non iscritti a un ordine professionale.
Perché serve la PEC?
La Pec è uno dei due canali previsti dalla normativa, per ricevere le fatture elettroniche dai propri fornitori. Se un soggetto riceve pochissime fatture all’anno, benché poco pratica, può essere sufficiente.
 

2) FORMATO XML: COME LEGGERLO?
Tenete presente le fatture elettroniche vi arriveranno in formato xml, quindi difficilmente leggibili.
Dovrete quindi procurarvi un programma apposito (in internet ce ne sono diversi) anche solo per leggerle (perché, almeno, dovrete leggerle prima di pagarle!).
 

3) ALTERNATIVA ALLA PEC: IL CODICE DESTINATARIO
E’ il secondo canale previsto per la ricezione delle fatture.
In questo caso, bisogna appoggiarsi a una software house che fornisce, a pagamento, il servizio di veicolare, per conto dell’Agenzia delle Entrate, le fatture ai contribuenti, tramite un portale. La software house fornisce un codice destinatario, da comunicare ai propri fornitori. Le fatture dei fornitori verranno raccolte “in tempo reale” in un’area riservata del portale.
Il nostro Studio si appoggia a un’affidabile società di software, che consente ai nostri clienti di accedere alle proprie fatture, attraverso l’area riservata sul nostro sito internet 
 

4) UNA TECNOLOGIA CHE HA PRESO PIEDE: IL QR CODE 
I QR code sono codici a barre bidimensionali, che troviamo su molti prodotti o su brochure e dépliant in formativi: inquadrati con uno smartphone veicolano informazioni in modo automatico. L’Agenzia delle Entrate emette per ogni contribuente, dotato di Partita IVA, un QR code che incorpora tutti i suoi dati anagrafici: nome, cognome, indirizzo, codice fiscale e Partita IVA.
L’ideale?
Averlo sempre con sé ed esibirlo ogni volta che chiediamo una fattura.
I software che emettono fatture elettroniche sono in grado di leggere il QR code mostrato dal cliente e importarne automaticamente i dati, rendendo velocissima e a prova di errore l’emissione della fattura.
 

E QUANDO LE FATTURE LE DOBBIAMO EMETTERE?
Finora abbiamo parlato di come ricevere le fatture (che è forse la parte più complicata di tutta la procedura).
Vediamo ora come emettere le proprie fatture. 
 

IL PDF NON E’ UNA FATTURA ELETTRONICA
Piccolo ripasso: la fattura elettronica è un file XML.
Le fatture che attualmente inviate via email ai vostri clienti, in formato PDF, non saranno equiparate a fatture elettroniche. 
 

Programma di Fatturazione

Per giungere al cliente la fattura emessa in XML deve essere inviata allo SDI (il Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate) che,

  1. dopo aver fatto una verifica formale,

  2. la inoltra al cliente in base al canale di ricezione da quest’ultimo prescelto, PEC o Codice destinatario, oppure tramite web service o FTP, Nel caso in cui l’impresa o il professionista stiano utilizzando software che consentono anche questa possibilità.

  3. Per sapere se siete pronti a inviare una fattura elettronica, dovete verificare con il fornitore del vostro gestionale (vale anche per coloro che emettono fatture attraverso il registratore di cassa, es. ristoranti) se questa possibilità è già presente oppure necessita di una implementazione.

  4. Chi è abituato a preparare le fatture in Word oppure in Excel o, addirittura, le compila a mano, dovrà installare un software apposito.

L’Agenzia delle Entrate fornisce un software gratuito, che permette la creazione e l’invio delle fatture, con funzionalità di base. Se si desidera ottenere più funzioni a prezzi contenuti, vi sono comunque molte offerte in commercio.
Il nostro studio mette a disposizione dei clienti un programma di fatturazione, semplice, ma completo di:

  • scadenziario,

  • gestione di preventivi,

  • listini,

  • trasmissione automatica delle fatture allo SDI

che rende la procedura estremamente facile ed è adatto alle esigenze dei clienti più piccoli, che magari necessitano di assistenza nei primi mesi.
 

Conservazione digitale: fine del ciclo

Tutti questi documenti, fatture emesse e fatture ricevute, devono essere conservati per almeno 10 anni. Finora bastava mettere i documenti in un raccoglitore ad anelli e chiuderli in un armadio, adesso bisogna conservarli digitalmente.
Diversi provider offrono questo tipo di servizio a pagamento. L’Agenzia delle Entrate offre comunque gratuitamente la conservazione digitale: è sufficiente firmare un apposito contratto di servizio e, da quel momento in poi, ogni fattura emessa o ricevuta, transitata per il Sistema di Interscambio, verrà conservata digitalmente.
Chi ha tempo non aspetti tempo.
 

La delega al PROFESSIONISTA

L’Agenzia delle Entrate ha previsto che il contribuente possa delegare alcune figure professionali abilitate, quali i Commercialisti.
Se siete nostri clienti, potete consegnare allo Studio la delega che ci permetterà di assistervi nell’impostazione del Codice Destinatario desiderato, oppure di impostare la conservazione digitale a seconda delle vostre esigenze.
La delega va consegnata in originale il prima possibile, in quanto le procedure di accreditamento sono estremamente lunghe.
Al momento decisivo avremo 6 milioni di titolari di Partite IVA italiane che riversano deleghe negli uffici dell’Agenzia delle Entrate.
Essere tempestivi è vantaggioso.

 

 

Gli argomenti trattati in questo articolo sono redatti in forma semplificata a scopo informativo e divulgativo.
Per ulteriori approfondimenti è necessario il supporto di un professionista.

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© Questo articolo, a firma di Nicola Corradini, è apparso per la prima volta nella Rubrica LE REGOLE DELLA PARTITA.

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