La "Fatturazione Elettronica" è l'ennesimo orpello ideato dall'amministrazione finanziaria, oppure un'occasione da non perdere per avviare la digitalizzazione in azienda?
Facciamo chiarezza sui capisaldi di questa innovazione e sui ruoli che i Professionisti e gli Informatici andranno a giocare in questa partita, decisiva per le imprese.
Alla data odierna la fatturazione elettronica è prima di tutto un “business” per le case di software che vedono la possibilità di offrire a clienti e prospect un servizio “nuovo“.
Per quasi tutte il “pay off” è, più o meno, “la fattura elettronica te la facciamo noi“ e la novità rappresentata dalla fatturazione elettronica è di natura “tecnologica“. Sotto questo aspetto chi meglio di loro può realizzare sistemi software in grado di automatizzare la produzione del documento informatico, risolvendo così quello che loro ritengono, dal loro punto di vista non a torto, “la madre” di tutti i problemi che la fatturazione elettronica può generare nella quotidiana gestione amministrativa aziendale?
Come dire: se il nostro software ti predispone la fattura da emettere, nel rispetto delle varie e diverse norme di legge, provvede alla sua trasmissione all’Agenzia delle Entrate (o meglio al Sistema di Interscambio), gestisce il ricevimento delle fatture emesse dai tuoi fornitori, ebbene, per te è come se la questione “fatturazione elettronica” non esistesse, perché abbiamo pensato a tutto noi.
Di fatto, la Fatturazione Elettronica non è solo una questione tecnologica, ma anche di processo. Anzi, la produzione ed invio/ricevimento della fattura elettronica si pone all’interno di una ideale filiera, non certo all’inizio della stessa anche se neppure alla fine.
La fattura elettronica è prima di tutto una fattura.
Sembra un concetto ovvio, ma la sovraesposizione tecnologica che si è data al tema della fatturazione elettronica rischia di far perdere di vista che si sta comunque parlando di un documento che gli imprenditori, ma anche i privati consumatori, conoscono da sempre.
Non stiamo parlando di qualche cosa di nuovo, mentre è nuovo il processo che ci porta alla sua elaborazione, trasmissione e conservazione.
La filiera della quale si sta parlando rappresenta un processo che parte, se non dal CRM, quanto meno dalla “Ricezione dell’Ordine”, per finire con la “Conservazione del Documento”, passando per una molteplicità di fasi intermedie, più o meno numerose a seconda della dimensione aziendale, nonché del tipo di prodotto e/o servizio, alla commercializzazione del quale è dedicata l’attività sociale.
Così alla ricezione dell’ordine può far seguito l’invio dello stesso al magazzino, che lo rielaborerà per trasmetterlo all’amministrazione per la predisposizione della bolla di accompagnamento, cui seguirà, (e solo qui troviamo la fattura elettronica), la preparazione, protocollazione ed invio della fattura (ora in cartaceo), per poi continuare con la “riscossione del pagamento con eventuale versamento dell’IVA”, per finire con la “Conservazione del documento” nei contenitori che di solito fanno bella mostra di sé negli uffici amministrativi.
Questo processo, espresso in termini di filiera, in azienda c’è sempre stato e continuerà ad esserci, solo che dovrà cambiare la sua natura. Questo perché un suo tassello “fatturazione elettronica” è oggettivamente “digitale” e richiede la digitalizzazione di tutto quanto sta a monte e a valle dello stesso.
Il processo si presta a essere descritto impiegando fiumi di parole, ma alla fine si traduce in “dati” numerici.
Masse di dati che tradizionalmente vengono raccolti, trascritti, trasmessi, digitati utilizzando i supporti più diversi, dove, normalmente, la massima tecnologia si esprime nell’utilizzo di database espressione delle funzionalità di Excel.
Quanto alla conservazione poi, disporre di un sistema organizzato di “Conservazione Digitale” è questione riservata alle imprese più grandi, mentre i famosi “Contenitori“ continuano a farla da padroni, magari duplicati, (quanto al loro contenuto), in una miriade di PDF, il cui problema di catalogazione e conservazione riporta al punto di partenza.
Superare la gestione dei dati numerici attraverso l’utilizzo di supporti diversi per natura e modalità di impiego, e come tali normalmente non in grado di dialogare tra di loro, significa “digitalizzare“ il processo di elaborazione delle informazioni funzionali alla gestione amministrativa dell’ azienda.
Il fine ultimo è quello di creare un processo organizzato, efficace, efficiente, in grado di dialogare al suo interno, dove le caselle corrispondenti a ciascuna fase dello stesso, siano perfettamente integrate tra loro.
Ma come quando un’azienda si propone di realizzare un nuovo prodotto deve preoccuparsi della sua ingegnerizzazione ed industrializzazione, altrettanto deve avvenire riguardo al processo amministrativo aziendale.
Quello attualmente esistente in azienda deve essere “smontato” nelle sue diverse fasi, che devono essere analizzate e poi riassemblate in modo tale da generare la loro stessa armonizzazione all’ interno di un’unica logica digitale perché, come detto, esse, benché descrivibili a parole e con dovizia di particolari, si traducono in “dati”, che hanno nel linguaggio dei numeri la loro modalità di trasmissione ed interazione.
Questa è l’attività di ingegnerizzazione in chiave digitale che l’impresa deve assolutamente avviare.
La “Fatturazione Elettronica“ si pone all’ interno del processo amministrativo, che dovrà essere ripensato ed ingegnerizzato per consentirgli di approdare alla piena digitalizzazione.
Essa sarà una sorta di “catalizzatore“, necessario alla realizzazione di una trasformazione aziendale indispensabile.
La gestione digitalizzata delle informazioni all’ interno dell’attività amministrativa consentirà infatti di:
Velocizzare e ottimizzare i processi grazie alla disponibilità immediata delle informazioni, alla possibilità di condividerle e, di conseguenza, alla gestione in parallelo (quindi in contemporanea) di molte attività che altrimenti continuerebbero ad essere svolte sequenzialmente.
Facilitare le operazioni di ricerca, consultazione e condivisione delle informazioni (documenti, pratiche) in quanto i documenti informatici sono per loro natura in grado di dialogare tra loro in forma automatizzata ed in tempo reale, al contrario dei supporti cartacei.
Gestire e monitorare tutte le attività nel processo amministrativo come, ad esempio, tracciare i carichi di lavoro degli operatori, pianificando gli stessi in funzione delle esigenze degli altri reparti aziendali.
La digitalizzazione di un processo, in questo caso amministrativo, non può evidentemente prescindere dalla componente tecnologica.
In questo senso è corretta la particolare visibilità che le case di software si sono garantite, puntando sull’ aspetto tecnologico del nuovo adempimento.
Ma sarebbe un errore gravissimo pensare che tutto si riduca a questo.
Non si può pensare di acquistare un software, o integrare il gestionale già in uso, per la gestione della fattura elettronica e tanto basta.
Sarebbe una visione gravemente parziale di una realtà che, come sopra illustrato, investe tutto il comparto amministrativo, che a sua volta interagisce con tutti i reparti dell’azienda.
Si tratta di una affermazione che, parafrasata in tanti modi, può valere per tantissime situazioni aziendali e non.
Nel nostro caso, però, si adatta benissimo perché ribadisce l’interazione che deve realizzarsi tra i diversi comparti aziendali, produttivi, amministrativi, della gestione del personale, della logistica ecc…
Interazioni che possono avvenire con la massima efficacia ed efficienza solamente all’ interno di una digitalizzazione sempre più spinta.
La fatturazione elettronica può essere il propellente di questo processo che finisce per coinvolgere l’intera azienda, a patto che la componente tecnologica, per la gestione del processo di generazione e conservazione del documento, non sia fine a se stessa ma si integri all’ interno del sistema aziendale.
Stando così le cose è naturale porsi la domanda di chi possa assistere l’imprenditore nel processo di smantellamento del comparto amministrativo esistente nella sua azienda e del conseguente riassemblaggio in chiave digitale integrata.
In altre parole chi può essere l’“Ingegnere“ ovvero colui che sviluppa l’ingegnerizzazione del processo in funzione degli obbiettivi di integrazione digitale aziendale?
L’ingegnere in parola non può che essere un professionista e in particolare quello che assiste l’imprenditore nello sviluppo delle linee strategiche aziendali.
Non basta infatti un fiscalista o un contabile, per quanto la fatturazione elettronica possa, ma solo in prima battuta, far pensare alla prevalenza dell’aspetto fiscale su quello aziendale.
E’ proprio la strategia aziendale che si pone al centro della questione legata alla fatturazione elettronica che deve essere vista come un punto di partenza di un rinnovamento radicale nella conduzione aziendale.
Il riordino del comparto amministrativo, stimolato dall’introduzione dell’obbligo della fatturazione elettronica, deve infatti essere orientato alla piena gestione delle informazioni in ottica di strategia aziendale.
Il professionista, per essere efficace nella sua funzione di collaboratore dell’imprenditore per lo sviluppo dell’impresa, deve disporre di informazioni.
Esse devono essere disponibili immediatamente e costantemente aggiornate e, soprattutto, organizzate in modo tale che di esse si possa fare l’uso più efficace e vantaggioso.
E’ su queste che si costruisce la strategia di impresa ed è sempre su di esse che si misura lo scostamento tra quanto preventivato e quanto rilevato a consuntivo, individuando correttivi e sviluppando un processo di “Business Intelligence” mirato a valutare in via preventiva gli andamenti aziendali e l’efficacia dei correttivi apportati a quanto inizialmente avviato.
Senza parlare dell’ottimizzazione dell’attività di controllo di gestione (economico/finanziaria) che un sistema integrato e adeguatamente digitalizzato può garantire!
L’impulso che il sistema informativo ingegnerizzato dal professionista può dare è finalizzato allo sviluppo dell’azienda dell’imprenditore.
In generale la raccolta e analisi di dati, il miglioramento operativo e qualitativo del sistema di controllo interno con la conservazione documentale in forma digitale, la velocizzazione nell’operatività del comparto amministrativo e la possibilità per esso di operare su più fronti contemporaneamente e non sequenzialmente, si traduce in un miglioramento delle performances aziendali (la velocità di un’azienda è pari a quella del suo comparto amministrativo) e in un abbattimento dei costi.
Basti pensare a quanto possa costare, in termini di costi del personale, il tempo che un dipendente amministrativo trascorre in archivio per recuperare una fattura o che impiega a cercare il capo reparto per sapere lo stato di avanzamento di una certa consegna.
La disponibilità delle informazioni in tempo reale sul monitor del suo computer gli consentirebbe di dedicare il tempo al proprio lavoro, disponendo di informazioni che, per essere filtrate da un sistema informatico integrato, godono di un grado di attendibilità ben superiore a quelle raccolte al di fuori di un sistema digitalizzato.
Ricordiamo che la fatturazione elettronica si pone all’interno di una filiera che può comprendere non solo la gestione amministrativa, ma addirittura, in forma integrata, l’intera conduzione aziendale.
E’ una filiera ingegnerizzata da professionisti, ma comunque ad alta componente tecnologica. Da qui l’indispensabile collaborazione del professionista con il responsabile CED o ICT, vale a dire del sistema informatico. Sarebbe addirittura il caso di dire che le due figure sono complementari e reciprocamente necessarie. Come potrebbe infatti il professionista a elaborare una strategia aziendale da sottoporre a continuo monitoraggio, senza il supporto tecnologico che solo una piattaforma informatica gli può fornire?
La “Fatturazione Elettronica” è il catalizzatore per l’avvio di un processo di digitalizzazione, che dal comparto amministrativo finisce per abbracciare l’intera realtà aziendale nelle sue diverse aree.
L’elevata componente tecnologica è quindi necessaria in un sistema di gestione integrata aziendale in chiave informatica.
Ne consegue che la figura del professionista incaricato della gestione strategica e del controllo in azienda è complementare a quella del responsabile del sistema informatico, al punto di far dipendere le loro funzioni l’uno dall’altro.
Sotto questo profilo si deve allora concludere che non esiste il software migliore o peggiore.
Sono tutti migliori se solo rispondono all’esigenza di informatizzazione ad ampio raggio, naturalmente rapportandosi a struttura, caratteristiche, operatività e dimensione dell’impresa, così da non essere ridondanti quanto a prestazioni ma neppure inadeguati.
Il software peggiore è invece quello che quello che guarda alla “Fatturazione Elettronica“ come elemento a sé stante , disgiunto dalla necessità di essere piattaforma per la digitalizzazione del comparto amministrativo aziendale. Un software che indurrebbe l’Imprenditore a incorrere nel grave errore di dire: ”Cos’è la fattura elettronica? Non mi serve saperlo tanto ci pensa il software”.
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© Questo articolo, a firma di Attilio Sartori, è apparso per la prima volta sul Blog LA MOSSA GIUSTA.
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