La legge di bilancio ha introdotto una variazione strutturale nelle norme riferite alla deducibilità, per le aziende, dei rimborsi spesa per trasferte erogati al dipendente e per evitare l’imponibilità fiscale e contributiva delle stesse somme rimborsate in capo al lavoratore.
Dal 1° gennaio 2025 viene richiesto che le spese legate alla trasferta dei lavoratori dipendenti (vitto, alloggio, viaggio e trasporto, compresi taxi e noleggio con conducente) debbano essere pagate esclusivamente con metodi tracciabili.
Le nuove restrizioni non si applicano solamente alle spese relative ai trasporti effettuati mediante autoservizi pubblici di linea.
I rimborsi spese per trasferta, non saranno, quindi, deducibili in capo all’azienda e saranno soggetti a tassazione e contribuzione in capo al lavoratore, se non saranno pagati, da chi li paga al fornitore, con modalità tracciabile.
La finalità è quella di contrastare l’evasione tra i fornitori di servizi (ad esempio, alberghi, ristoranti, taxi e noleggi con conducente) i quali potrebbero preferire i pagamenti in contanti per non dichiarare i relativi ricavi.
Al di là delle considerazioni sulla finalità della nuova norma, per mantenere, in capo all’azienda, la possibilità di dedurre il costo relativo alle spese in parola, sarà fondamentale che dette spese siano effettuate tramite versamento bancario o postale, ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall’articolo 23 del Dlgs 241/1997 (carte di debito, di credito e prepagate, assegni bancari e circolari).
Nella pratica, il dipendente in trasferta dovrà essere munito di una carta di credito, personale o aziendale per fare fronte alle spese correnti sostenute in trasferta.
Sarà onere dell’azienda verificare la correttezza del pagamento al momento del rimborso, pretendendo, quindi, non soltanto il documento giustificativo della spesa (fattura o ricevuta), ma anche la distinta del pagamento avvenuto con i metodi tracciabili.
Qualora le spese di trasferta non fossero pagate con le nuove modalità l’azienda non potrà portare in deduzione il costo relativo e, per il dipendente che ne riceverà comunque il rimborso, saranno considerate somme da assoggettare a tassazione e contribuzione.
È appena il caso di ricordare, comunque, che l’azienda non può sottrarsi al rimborso delle spese di trasferta pagate dal lavoratore senza la modalità richiesta, poiché l’obbligo del rimborso deriva dalla contrattazione collettiva a nulla rilevando che la spesa non sia deducibile fiscalmente.
Infine, è da rimarcare che, in generale, anche le spese di rappresentanza saranno deducibili solamente se effettuate con metodi tracciabili.
La presente informativa rappresenta una breve sintesi delle norme in vigore, che sono state oggetto di modifiche normative recenti.
Il nostro studio è a disposizione per i possibili approfondimenti.